제주특별자치도지방경찰청 기록관 운영규칙 [2000. 6. 30 지방경찰청 훈령 제86호] 개정(2006. 8. 28. 훈령 제122호) 개정(2008.1. 2. 훈령 제132호) 제1조【목적】이 규칙은 공공기록물 관리에 관한 법률에 따라 제주지방경찰청 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하여 지방경찰청과 경찰서에서 생산·접수된 모든 기록물의 효율적 관리, 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.<개정 2008.1.2> 제2조【적용법위】이 규칙은 제주도지방경찰청(직할대) 및 경찰서에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. 제3조【설치 및 인원구성】①기록관은 제주특별자치도지방경찰청 경무과 소속으로 설치하며 기록관의 장은 경무과장으로 한다.<개정 2008.1.2> ②기록관의 장은 기록관의 설치·운영에 관한 업무를 총괄한다.<개정. 2008.1.2> ③기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위해 기록물관리 전문요원과 필요한 인원을 배치한다.<개정. 2008.1.2> 제4조【임무】①기록관의 장은 다음 각호의 임무를 수행하는 등 기록물 관리업무를 총괄한다.<개정. 2008.1.2> 1. 기록물 수집·보존 및 활용 2. 기록물분류기준표, 기록관리기준표 취합관리 및 조정<개정. 2008.1.2> 3. 기록물생산현황 취합, 주요목록 전산화 및 중앙기록물관리기관으로의 통보<개정. 2008.1.2> 4. 보존기간 30년 이상 기록물 중앙기록물관리기관으로의 이관<개정. 2008.1.2> 5. 자료관 시스템, 기록관리시스템 운영<개정. 2008.1.2> 6. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공 7. 기록물정리 지도 및 점검 8. 기록물평가심의회 운영<개정. 2008.1.2> 9. 간행물 및 일반도서 관리 10. 기록물 서고 관리 11. 기타 기록물관리에 관한 사항 ②제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관의 장이 정한다.<개정. 2008.1.2> 제5조【자료관 시스템 및 장비구축】①기록관에서는 문서·간행물·시청각 기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 전산시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.<개정. 2008.1.2> ②기록관 시스템은 처리부서와 중앙기록물관리기관에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물 행정참고자료 검색·활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.<개정 2008.1.2> 제6조【주요 기록물의 전산화 등】기록관의 장은 문서·간행물·시청각기록물 등 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 기록물 정보로 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.<개정 2008.1.2> 제7조【특수기록관】①수사·정보·보안관련 기록물 중 공개가 제한되는 기록물로 표시된 기록물을 생산·관리하는 부성의 주무과장은 특수기록관을 설치하여 운영할 수 있다.<개정 2008.1.2> ②기록물 생산 또는 접수부서의 장은 처리과별로 기록물등록대장에 등록하여 등록번호를 부여하고 당해 등록번호를 기록물에 표기하여야 한다(전산물을 통해 생산, 처리 및 접수된 기록물은 자동 등록 배부된 것으로 처리한다). 다만, 첩보·정보보고서는 등록대상 기록물에서 제외하고 열람 후 파기할 수 있다. ③기타운영 세부사항은 경찰기록관 운영규칙을 준용한다.<개정 2008.1.2> 제8조【열람 및 대출제한】①기록관에서 보존하고 있는 다음 각호의 1에 해당하는 기록물은 열람을 제한할 수 있다.<개정 2008.1.2> 1. 중앙기록물관리기관으로 이관하기 위해 보관중인 비밀·대외비의 기록물<개정 2008.1.2> 2. 다른 법령에 비공개로 규정된 내용이 포함되어 있는 기록물 3. 각 부서의 장이 법령에 의하여 비공개로 결정한 기록물 ②기록관에 보존된 모든 기록물은 대출되지 아니한다. 다만, 기록관 장의 허가를 받은 경우에는 그러하지 아니하다.<개정 2008.1.2> 제9조【기록물평가심의회】①기록물의 공정하고 객관적인 평가심사를 위하여 제주지방경찰청에 기록물평가심의회(이하 “평가심의회”라 한다)를 둔다.<개정 2008.1.2> ②평가심의회는 기록관의 장이 필요시 수시로 구성·운영한다.<개정 2008.1.2> ③평가심의회의 위원장은 기록관의 장으로 하고, 위원은 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 주무부서 담당, 기록물관리전문요원, 민간전문가 등 위원장 포함 5인 이내로 한다. 단, 민간전문가는 최소 1인이상으로 한다.<개정 2008.1.2> ④평가심의회는 다음 각호의 사항을 심사한다.<개정 2008.1.2> 1. 심사대상 기록물의 폐기 적정성 여부 2. 폐기 보류된 기록물의 보존기간 재획정 3. 기타 기록물 평가와 관련한 사항<개정 2008.1.2> ⑤평가심의회는 재적위원 과반수 참석과 출석위원 과반수 이상의 찬성으로 의결한다.<개정 2008.1.2> 제10조【기록물의 폐기】기록관 보존 기록물중 폐기심의대상 기록물은 생산부서에 그 목록을 통보하여 생산부서의 장의 의견을 받아, 평가심의회를 개최하여 심사 결과에 따라 처리한다.<개정 2008.1.2> 제11조【기록물 관리실태 점검 및 교육】①기록관의 장은 지방청 각 기능 및 경찰서 등의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.<개정 2008.1.2> ②기록관의 장은 기록물정리 등 기록물 관리업무와 관련하여 지방청 각 기능 및 경찰서 등의 주무부서 기록물 관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.<개정 2008.1.2> 제12조【기록관 근무자 준수사항】①근무자는 보존중인 기록물이 화재, 도난 등으로 망실, 분실되지 않도록 필요한 주의의무를 다하여야 한다. ②보존중인 기록물을 임의로 대출하거나 복사하여 제공하여서는 아니 된다. ③기록관 출입자에 대하여 별지 제1호서식의 기록관 출입자 대장을 작성하게 하는 등 신원을 확인하여야 한다.<개정 2008.1.2> 제13조【출입자 명부 작성】기록관 출입자는 신분증을 제시하고 기록관 출입자대장에 서명·날인한 뒤 기록관을 이용하여야 한다.<개정 2008.1.2> 제14조【세부사항】이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관의 장이 정한다.<개정 2008.1.2> 부 칙 이 규칙은 발령한 날부터 시행한다. 부 칙(2006. 8. 28.) 이 규칙은 발령한 날부터 시행한다. 부 칙(2008. 1. 2.) 이 규칙은 발령한 날부터 시행한다.